• Victoire & Vocal

Les 10 pistes pour faire des économies dans l'entreprise en temps de crise




La maîtrise des coûts est indispensable quand les marges commerciales se réduisent en temps de crise, c'est généralement en période d'abondance qu'il faut maîtriser ses frais généraux afin d'anticiper le pire. Les coûts représentent 15 à 25 % du chiffre d'affaires d'une entreprise. D’ailleurs selon les postes, on peut économiser jusqu'à 30 % et ainsi générer jusqu'à 6 % de résultat supplémentaire. Grâce à la maîtrise de ses coûts ou la maîtrise de ses consommations vous pouvez redresser une situation défavorable liée à la crise.


1ère piste : Centraliser au maximum toutes vos charges

Dans une entreprise les frais généraux relèvent souvent de tout un chacun. On retrouve :

  • le directeur informatique qui achète lui-même ses ordinateurs,

  • le patron du marketing qui choisit ses prestataires,

  • le DRH qui choisit ses sociétés d'intérim,

  • les achats hors production qui sont dispersés et pas gérés,

  • les achats périphériques qui sont d'un montant supérieur aux achats stratégiques et éclatés entre de multiples comptes

  • Etc.

Cette décentralisation gonfle les charges c’est pourquoi il faut confier la responsabilité à une seule et même personne. Laquelle recensera les besoins et identifiera dans l'existant "qui a quoi". Centraliser permet d'obtenir au moins 10 à 20 % d'économie !

C’est ce que fait d’ailleurs remarquer Louise Natar, la responsable des services généraux de Altanis en affirmant qu’en centralisant leurs achats, ils ont pu réduire de 11 % le contrat restauration, de 11 % le contrat nettoyage et de 53 % le contrat location-entretien des vêtements de travail.


Centraliser signifie aussi confier des prestations actuellement gérées par plusieurs prestataires à un seul : nous avons beaucoup de demande pour la communication. En effet rapatrier le site web, SEO/SEA, community management, plan de communication, pilotage d'équipes et de projets avec l'agence Victoire & Vocal peut non seulement apporter des économies mais une meilleure rentabilité. Nous avons ainsi permis à un nouveau client de gagner 30% d'économie sur l'ensemble de ces contrats, en augmentant le niveau de qualité des services rendus.


2ème piste : Vérifier les contrats, comparer et renégocier

La personne chargée de suivre les frais généraux doit éplucher les contrats en cours et les tarifs tous les ans. Il ne faut pas s’engager sur des contrats pluriannuels. Pensez à les renégocier systématiquement surtout dans le cas des abonnements et forfaits (téléphonie mobile, internet) où les nouveaux clients sont privilégiés par rapport aux anciens.

Par exemple Club-Internet en France a renégocié les conditions de location de ses locaux ce qui leur a permis de faire une économie de 200 000 euros sur un an.

Il faut aussi rester à l'affût des opportunités et guetter les offres promotionnelles sur internet. Au besoin ne pas hésiter à recourir à un expert qui sera payé au résultat afin de vous permettre d'aller plus loin dans le questionnement sur le modèle économique d'opérateurs qui compliquent à l'envi leur grille tarifaire (propreté, informatique, télécoms).


L'agence vous aide aussi dans vos démarches pour dénicher des prestataires en communication les plus abordables possible. Notre écosystème compte de nombreux professionnels de qualité, que nous n'hésitons pas à connecter aux clients pour leur faire bénéficier des meilleures offres.


3ème piste : Lancer des appels d'offres et internaliser

Il ne faut pas hésiter à faire jouer la concurrence, toujours discuter avec au moins deux fournisseurs car avec un seul on prend le risque de se faire baratiner. Bien souvent on retrouve des écarts de prix de 200 % pour un même service (téléphonie ou data) et ce chez le même opérateur, c’est pourquoi analyser ses dépenses, ses modes de consommation, estimer ses vrais besoins, être un peu plus exigeant dans sa démarche achats et lancer un appel d'offres peut souvent s'imposer.

Comme en témoigne Marc Sevray de Club-Internet en lançant un nouvel appel d'offres en 2005, ils ont pu acheter des prestations de logistique et de stockage de qualité équivalente pour moins cher. Ils ont ainsi pu obtenu une baisse des coûts de 800 000 euros ce qui représente un énorme gain d’économie.


4ème piste : Faire le tri parmi les fournisseurs

Un grand nombre de vos fournisseurs ne sont pas directement en rapport avec votre coeur de métier. Ils représentent peu en volume mais coûtent en temps administratif. C’est pourquoi il faut éliminer une grande partie des fournisseurs non stratégiques et chronophages et par catégorie d'achats ne retenir que le(s) fournisseur(s) préféré(s) avec le(s)quel(s) vous allez travailler, plutôt que de le(s) multiplier. Car avec le fournisseur privilégié, vous pourrez instaurer un dialogue constructif et, si besoin, passer un contrat pluriannuel. Ainsi pour réaliser de vraies économies dans la durée, il vaut parfois mieux retenir le mieux-disant que le moins-disant.


5ème piste : Tendre vers le zéro papier & déchets

En mettant en place l'automatisation des bons de commande. Club-Internet a réaliser des gains de productivité considérables en comptabilité. Ainsi, en dématérialisant, ils sont passé de 670 factures papier par an à 60 factures électroniques et frôle le zéro papier ce qui représente un gain de temps et d’argent. L’autre outil à envisager, c’est la carte d'achat (P-Card, pour Purchasing Card), qui est un moyen de paiement dématérialisé. elle permet de réduire de 80 % le coût de traitement d'une transaction et de réduire la paperasse liée au compte fournisseurs de 50 %.


6ème piste : Responsabiliser les salariés

Un salarié moyen imprime 1 200 feuilles par mois au bureau, et 44 % de ces feuilles ne servent que pour la journée ainsi il faut faire appel au civisme des salariés, leur signaler les excès éventuels constatés et limiter au juste nécessaire la liste des produits qui leur ai accessibles, ceci en établissant des catégories restreintes d'achats afin de limiter les dérives. Mettre en place un plan d'action basique permettra de mieux communiquer en interne de ce fait on peu peut rappeler au personnel de fermer les fenêtres quand la climatisation ou le chauffage sont allumés ou d'éteindre la lumière en sortant d'une pièce, on peut aussi parier sur la loi du moindre effort en supprimant les imprimantes personnelles et en incitant ces derniers à se déplacer pour imprimer mais, pour les responsabiliser  il n’y a rien de mieux que le PDG qui montre l'exemple et paie de sa personne.


7ème piste : Mettre en place des outils de reporting

Il faut suivre à la trace l'évolution des consommations et détecter les anomalies. Si un site commande 150 euros d'une fourniture au lieu de 15 euros habituellement, il faut l'appeler pour vérifier le montant. Si un collaborateur fait le plein d'essence le vendredi et le dimanche soir il faut lui envoyer un double de son relevé de consommation pour lui faire prendre conscience que ça laisse des traces et qu'il ne doit pas gruger l'entreprise. Ainsi Les gens doivent se sentir contrôlés pour s'autodiscipliner et ces outils de reporting font prendre conscience aux salariés qu'il y a un contrôle ce qui peut les inciter à changer de comportement.


8ème piste : Digitaliser au maximum les postes de travail

Digitaliser l’espace de travail, c’est permettre à vos collaborateurs d’avoir leur poste de travail dans leur poche. Qu’il soit au bureau, dans les transports, à domicile, en voyage, il est possible de retrouver son environnement de travail en un clic. C’est aussi offrir à vos collaborateurs des technologies de dernière génération qui leur permettront de travailler en mobilité : visioconférence, salle de réunions virtuelles, pc hybride, paperboard numérique, etc. et en collaboration : Google Drive, slack, hangout, evernote, trello, Github etc. ce qui permet un gain d’argent et de temps.

9ème piste : Mutualiser des solutions avec des partenaires

La mutualisation répond à des besoins divers, on peut se regrouper pour améliorer sa capacité de négociation face aux prestataires, se regrouper en communautés de pratiques « métier » pour échanger des connaissances et partager le travail, se regrouper afin d’explorer le potentiel des nouveaux outils, de co-construire des solutions par l’expérimentation etc. Ainsi le fait de répartir solidairement les ressources de chacun permet de faire des économie et de se partager les risques.


10ème piste :  Exploiter au maximum les actions lancées

Il faut toujours tirer profit des opportunités qui se présente et exploiter un maximum ce qu’on entreprend, plus on va au bout des choses et plus on gagne. Le fait d’exploiter une ressource à son maximum nous évite d’utiliser une autre ce qui nous fait épargner et économiser de l’argent.


La synthèse sur ce lien

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